FOKUS Affärsinfo

FOKUS Affärsinfo.

Vi håller dig informerad inom ekonomi, personal och LEAN.

Prenumerera

Vill du ta del av information och nyheter inom ekonomi, personal och LEAN. Maila till oss på info@ahlmarkaffarsstod.se så lägger vi gärna med dig på vårt utskick FOKUS Affärsinfo.

 

(Dela gärna på sociala medier genom att klicka nedan).

"En persons omdöme är inte bättre än den information personen baserar den på"

Klicka för att komma direkt till aktuellt nyhetsområdes senaste nyhet

För nyheter publicerade tidigare, se nedan.

Kvinnors och mäns ledarskap nära identiskt

 

En ny studie från Göteborgs universitet visar att kvinnors och mäns ledarskap är nära nog identiskt på sju av åtta undersökta områden. Bara vad gäller risktagande finns det en påvisbar skillnad. I stället påverkar ålder ledarskapet mer än kön.

 

Kön påverkar inte lämplighet

– Forskningsresultaten visar en gång för alla att kön inte påverkar individers lämplighet eller egenskaper som chef. Att manliga chefer exempelvis skulle ta fler initiativ medan kvinnliga är mer inkännande är enbart socialt konstruerade föreställningar, säger forskaren Trevor Archer till sajten Upphandling 24.

 

Åtta viktiga egenskaper mättes

Det är Trevor Archer, som är forskare och doktor i psykologi vid Göteborgs universitet, som lett studien. Den baseras på svaren på personlighetstestet JobMatch Talent från 6 789 personer som sökt chefsposter.

 

De åtta egenskaperna som undersökts är humörjämvikt, psykisk motståndskraft, viljestyrka, uthållighet, initiativkraft, instämmande framtoning, öppenhet och riskvillighet.

 

– Samtliga egenskaper är viktiga för en chef och vi kan konstatera att det inte finns några skillnader mellan manliga och kvinnliga chefer i sju av åtta egenskaper, säger Trevor Archer.

 

Ålder och riskvillighet skiljer

Det enda området där forskningsresultatet visar på skillnader mellan män och kvinnor är riskvillighet, där män ligger högre.

 

– Kvinnliga chefer är mindre villiga än sina manliga motsvarigheter att ta risker i sin yrkesroll, och i ett omvänt perspektiv betyder det att kvinnliga chefer har större impulskontroll än manliga. Detta kan bero både på biologiska och sociala aspekter, säger Trevor Archer.

 

Skillnaderna beroende på ålder är i stället större. Fyra av de undersökta egenskaperna stärks med åldern: humörjämvikt, psykisk motståndskraft, instämmande framtoning och öppenhet. Det som minskar med åldern är i stället viljestyrka, uthållighet, initiativkraft och riskvillighet.

 

[Källa: Karin Thorsell Kvalitetsmagasinet]

 

------------------------------------------------------------------------------------

Så bygger ni ett högpresterande team

 

Grunden för att bygga högpresterande team är att förmedla en mening med det man gör. Du måste knyta ihop hjärnan med hjärtat. Allt börjar där, med vad du tror på, enligt John Foley fd stridspilot i amerikanska marinens elitgrupp Blue Angels.

 

Tro kan försätta berg eller...

Tron kan dock både hämma verksamheten och driva den. Den tro som håller oss tillbaka baseras på rädsla. Inom arbetslivet kan det vara rädslan att göra bort sig, att ge sig ut på osäker mark eller att misslyckas.

 

Den rädslan gör att du inte kan fokusera. Passion, teamarbete och innovation, det är krafter som finns inom oss. Därför måste du frigöra tron på er förmåga, så att ni kan fokusera på de saker som driver er framåt.

 

Teamet är allt

En annan viktig ingrediens i ett högpresterande team är tilliten. I ett stridsflygplan, på 200 meters höjd, i 700 kilometer i timmen är tilliten en förutsättning – du måste kunna lita på att dina kollegor gör sitt jobb, vinklar upp planet i exakt rätt ögonblick och följer den process som man har förberett. Här finns inget utrymme att göra som man vill. På samma sätt som du är beroende av dina kollegor så är dina kollegor beroende av att du gör det som förväntas av dig.

 

Hjärnans kraft

Hjärnan gör ingen skillnad på minnen eller sådant som ännu inte har hänt. Om du på morgonen föreställer dig hur din dag ska se ut, att du ska lyckas med dina uppgifter, ha roligt och må bra, så kommer också hjärnan att vara inställd på att det ska bli så. Testa, det funkar.

 

Verksamhetens centrum

Fråga dina medarbetare: Vad är tycker du kärnan i vår verksamhet? Och lyssna på svaret. Se till att ni är överens en gemensam referenspunkt. Det är först då som ni kan få ett samspel där ni tillsammans kan lyfta er till en högre nivå.

 

Ständig förbättringspotential

John Foley poängterar att oavsett hur bra en grupp är, så finns det alltid utrymme att bli bättre. Efter en flygning har Blue Angels alltid en debriefing. Syftet är att utvärdera och se vilka möjligheter till förbättringar det finns med det tydliga målet att bli bättre.

 

Ni måste anpassa er och vara innovativa, och det kräver en kultur som kan hantera kreativitet och som ger förutsättningar för att hela tiden bli bättre, säger John Foley.

 

[Källa: Anna Nyström Kvalitetsmagasinet]

 

------------------------------------------------------------------------------------

Saknas vid digitalisering och automatisering

 

Idag medför moderna ekonomiprogram såväl som mer avancerade affärssystem, att kundens processer i hög grad kan digitaliseras. Och i många fall också automatiseras.

 

Inte bara förunnat de stora bolagen

Det som blivit påtagligt de senaste åren är att även mindre bolag som byter till moderna ekonomiprogram eller små 'affärssystem' (som leverantörerna gärna vill benämna dem), kan öka sin digitalisering ganska mycket. Tack vare digitaliseringen klarar även dessa program att automatisera allt fler redovisningsprocesser.

 

Positiva effekter av de moderna systemen

Förutom att man slipper hålla på med lika mycket papper som för bara några år sedan, kan systemen också utföra en del uppgifter man tidigare var tvungen att lägga manuell tid på. Det gäller t.ex. enklare avstämningsarbeten, attestflöden, delar av konteringsarbetet, hantering av betalningar etc.

 

Systemleverantörerna använder, med all rätt, ofta detta som del av försäljnings argumentationen för sina system. Och visst sparar det tid. I flera fall ökar det dessutom säkerheten och kvaliteten i utförandet.

 

Saknas för kunden vid outsourcad ekonomi

Vad är det då som ofta saknas från leverantörernas sida? Jo. Att kunden verkligen får en positiv ekonomisk effekt av digitaliseringen och framförallt automatiseringen.

 

Allt för ofta marknadsför sig systemleverantörerna med löften om effektiviseringar. Att kunden kommer att spara tid och därmed pengar på att byta till ett, ofta, molnbaserat system. Är då detta inte sant?

 

Jo, det är det. Men så snart det parallellt kommer in en extern leverantör av redovisnings-tjänsterna så händer något. Det är i stort sett endast ekonomileverantören som får ta del av automatiseringarna och effektiviseringarna.

 

Jämför med tidigare

Exemplen är många där slutkunden/företaget, som får redovisning och ekonomi utförd, inte märker någon större skillnad på fakturorna från ekonomileverantören. Trots alla löften om det smarta systemet som skall spara tid. Ekonomileverantören är istället den som skär emellan och tjänar pengar på automatiseringarna.

 

Så. Ställ krav på er ekonomileverantör eller håll er till de som låter er som kund dela på effektiviseringsvinsterna. För det finns absolut även sådana partners.

 

Kontakta oss gärna på info@ahlmarkaffarsstod.se för att få veta mer.

 

[Källa: Ahlmark Affärsstöd AB]

 

------------------------------------------------------------------------------------

Säger ni att ni arbetar transparent?

 

Det kommer ideligen nya och gamla begrepp som är viktiga både innehållsmässigt såväl som begrepp, men som också tenderar att bli modeord. Ord företag känner att de "måste" använda för att försöka behålla sin kvalitetsstämpel.

 

Vad är innebörden?

Ett sådant ord har de senaste åren blivit "transparens". Att företaget tillämpar full transparens. Att ledningen tillämpar full öppenhet och inte håller inne med information. Eller att medarbetare och/eller avdelningsansvariga gör det. Utan att man kan lita på att all relevant information i frågor som rör företaget också får/kan kommuniceras i företaget. Självklart med undantag av personliga ärenden och strikt konfidentiella uppgifter.

 

Hur skall jag veta?

Hur skall man då veta att ledning och chefer (för det är oftast de som har information som riskerar att stoppas upp om de inte agerar för transparens) verkligen också lever som de lär och väljer att kommunicera det som är viktigt?

 

Det är förstås svårt att vara helt säker men man kan definitivt ta fasta på en del saker.

 

Kultur för transparans

Ett företag som verkligen verkar för full transparens tillämpar förstås en öppenhet även i det dagliga arbetet. Man undviker stängda dörrar, kommunicerar på ett öppet och ärligt sätt med personalen, personer i ledningen svarar likartat och ärligt på frågor och förklarar samband. Personalen får en klar bild av verksamheten både när det går bra såväl som när det går sämre.

 

Omvänt kan man i icke transparenta organisationer se att ledningsmedarbetare och chefer ofta stänger in sig istället för att arbeta i en öppen miljö tillsammans med medarbetarna. Man samlar återkommande ledningen bakom stängda dörrar utan att kommunicera vad man arbetar med för frågor osv.

 

Ytterligare ett säkert tecken på full transparens är att företaget i princip aldrig samlas för gemensam information från ledningen där det visar sig att det som en blixt från klar himmer presenteras omfattande eller viktiga nyheter och information som nästan ingen kände till.

 

Vid tillämpning av full transparens informeras förstås personalen löpande även om större och viktigare processer så att man inte plötsligt och oförberett ställs inför fullbordade faktum.

 

Känns det svårt att uppfylla ovanstående?

Ja, det är det också. För det kräver att personalen/chefer/ledare också har fått förtroende att förlika sig mycket starkt med en bra värdegrund. Som möjliggör full transparens. Det är därför få företag som verkligen klarar att arbeta med full transparens över tid. Istället riskerar det som sagt att endast bli ett modeord. Som tillämpas när det passar chefer och ledning.

 

Ställ krav på transparens i ert företag. Men var också noga med att det skall hålla över tid och inte bara när det passar ledningen.

 

[Källa: Ahlmark Affärstöd]

 

------------------------------------------------------------------------------------

Personalens interna utveckling

 

För väldigt många företag är personalens möjlighet till utveckling avgörande för att få behålla de anställda. Åtminstone när det gäller de anställda företaget vill få behålla. Ändå är det många verksamheter som missar här och låter det gå för lång tid innan anställda ges möjlighet att vidareutvecklas. Med följd att de tröttnar och kanske tom hinner sluta.

 

Men vad innebär det då att vidareutvecklas?

Många tror att det hänger på att få en helt ny titel, högre lön och nya arbetsuppgifter. Men så är ofta inte fallet. Däremot är denna uppfattning en av anledningarna till att förändringen tar för lång tid så att den anställde tröttnar.

 

Men ofta är det inte så omfattande förändringar som krävs för att motivera, stimulera och ge den anställde en positiv känsla av att 'det händer något' i befattningen.

 

I grunden handlar det förstås om en kombination av värdegrund och ledarskap. Är man mån om sina anställda och har ett ledarskap som bygger på detsamma, kan man ofta åstadkomma mycket genom ganska enkla medel.

 

Tillåtande förbättringsmiljö

Att t.ex. kombinera individens egna utvecklingsambitioner med att införa en tillåtande miljö där man uppmuntrar förändringar som innebär förbättringar på individnivå är ofta ett ganska enkelt sätt att skapa positiv känsla av utveckling i verksamheten.

 

Ytterligare ett sätt är att börja visualisera verksamhetens (och därmed också individernas) processer. Att lyfta fram det som medarbetarna faktiskt gör i verksamheten och samtidigt tillämpa den tillåtande miljön för att stimulera förbättrings- och utvecklingsförslag, ger både stimulans såväl som smartare sätt att arbeta.

 

Viktigt med grundstruktur

Men gör det på ett strukturerat sätt. Och se till att det omfattar hela företaget för att dels få bäst effekt och dels undvika att hamna i ett vi och dom-tänk. Återigen faller det tillbaka på ett gott ledarskap där man är mån om individien.

 

Vill du veta mer om processorienterad förändringsledning som syftar till att utveckla arbetssätt och jobba smartare? Maila info@ahlmarkaffarsstod.se

 

[Källa: Ahlmark Affärstöd]

 

------------------------------------------------------------------------------------

Ett sätt att öka vinsten i företaget

 

De flesta företag drivs med ett direkt vinstintresse. Och även om det finns en del start-ups och andra som satsar på att växa på bekostnad av vinst, är det långsiktiga målet i princip alltid att få ett ekonomiskt överskott.

 

Olika sätt i olika verksamheter

Som rådgivare inom ekonomiområdet är det viktigt att man kan bidra till kundens vinstgenerering och/eller värdetillväxt. Det företag som (netto) bara kostar kunden pengar, lär inte bli långvarig som leverantör.

 

På vilket sätt ekonomikonsulten bidrar till kundens vinst kan förstås variera. Mycket beroende på kundens verksamhet, process och metodik. Konsulten måste därför lära sig en del både om kundens organisation såväl som erbjudande och leverans.

 

Generella lösningar och effekter

Men finns det då inga allmänna sätt att öka kundens lönsamhet? Jodå. Det finns det. Men det tar ofta några år av arbete i linjebefattningar på olika företags ekonomiavdelningar. Ett bra komplement är också att ha varit konsult för olika typer av kunder och verksamheter.

 

En ganska enkel och effektiv strategi

Ett strategiskt grepp för att öka kundens vinst (som nästan alltid fungerar såvida kunden inte nyligen tillämpat det) är att se över kundens kundstrategi. Har man förtroende för ekonomileverantören kan man öka effekten ytterligare genom att parallellt även låta konsulten stötta och utveckla prisstrategin för företaget.

 

Men om vi koncentrerar oss på kundstrategin nu så är det nästan alltid så att det finns en viss del kunder som står för mycket av företagets lönsamhet. I allmänna ordalag brukar den populära 80/20-reglen nämnas. Dvs. 80% av lönsamheten kommer egentligen, grovt, från 20% av kunderna. Sedan sker en successiv avtrappning av vinstgenereringen ju längre ner i listan över vinstgenererande kunder man kommer.

 

Olönsamma kunder

Om man gör lite controllerjobb på företagets kundlista brukar det även finnas rent olönsamma kunder. Kunder som företaget faktiskt skulle må ekonomiskt bra av att välja bort. Alternativt börja ta mer betalt för. Eller, vilket kan vara det bästa alternativet, genom att i dialog med kunden diskutera igenom situationen för att sedan låta kunden välja grad av leverans och servicenivå utifrån vad det faktiskt kostar.

 

Controlling baserat på kvalitet och precission

En viktig del i controllerjobbet är förstås att man mäter rätt saker och får fram ett korrekt beslutsunderlag. Annars kan effekten bli motsatt. Det är därför viktigt att analysarbetet utförs av en kvalificerad leverantör och inte en konsult som har lågt timpris.

 

Det är sällan det är så dyrt med billig arbetskraft som när det gäller business controlling :-)

 

Kontakta oss gärna på info@ahlmarkaffarsstod.se för att få veta mer.

 

[Källa: Ahlmark Affärsstöd AB]

 

------------------------------------------------------------------------------------

Affärsnytta av ekonomin - även i mindre företag

 

Kan man använda kunskap inom redovisning och ekonomi från stora koncerner och faktiskt ha nytta av det även i små/mellanstora företag? Ja, absolut!

 

Anpassa till aktuell verksamhet

Men det är förstås viktigt att skala ner ambitionerna och anpassa dem till företaget och verksamheten det gäller. Men, att likt de stora bolagens omfattande arbete med ekonomi och finans, fokusera på ordning och reda, kvalitet och rättvisande bild är direkt nödvändigt även i mindre företag. I alla fall om man vill komma vidare från att redovisning och ekonomi endast är något som nästan är nödvändigt ont. Något som man gör endast av legala skäl. Som man istället kan ha affärsnytta av.

 

Vad är viktigast?

Vår erfarenhet bygger på att det man först och främst måste säkerställa är att se till att bolagets redovisning verkligen ger en rättvisande bild. Dvs. att det går att lita på informationen i månadsboksluten och de nyckeltal man väljer att arbeta med. Det är mycket viktigt inte bara för att veta var man står efter senaste månaden utan även för att kunna ha en analysmöjlighet och kunna jämföra med budget, tidigare period och föregående år.

 

Hur nå rättvisande bild?

Det allra enklaste sättet att säkerställa rättvisande bild är att sätta företaget i en beställarfunktion när det gäller ekonomi och redovisning. Det finns ingen seriös leverantör av ekonomitjänster som inte månadsvis ser till att ha ordning och reda i redovisningen så att alla poster varje månad är periodiserade, interimsbokningar är gjorda och att man har kvalitetssäkrat talen. Detta förstås under förutsättning att ni som kundföretag släppt till all information i tid.

 

Om man väljer den lite äldre varianten med att ha egen personal som utför redovisning, bokslut och rapportering, tar ju normalt den ansvarige ekonomen/ekonomichefen initiativ till att fastställa olika principer för redovisning och bokslut. Dokumentation sker i form av t.ex. en ekonomimanual (eller om man arbetar mer kvalitetsinriktat och är lite fler ekonomer på avdelningen; en ekonomihandbok) där det man fastställt gäller så länge inget annat bestämms.

 

På det sättet kan alla som på något sätt har att göra med redovisning/analys enkelt uppdatera sig på vad som gäller - och dokumentationen blir också en garanti för ledningen (och krav på ekonomifunktionen) att rättvisande bild erhålls.

 

Ett exempel

Ovanstående är bara ett av flera exempel på vad som är lika viktigt i mindre företag som i större koncerner; att kunna lita på att siffrorna alltid ger rättvisande bild. Vi återkommer med fler delar som man på ett positivt sätt kan hämta från storbolagen och anpassa till mindre bolag.

 

Kontakta oss gärna på info@ahlmarkaffarsstod.se för att få veta mer.

 

[Källa: Ahlmark Affärsstöd AB]

 

------------------------------------------------------------------------------------

Lean Factory i Värmland

Karlstads universitet har byggt en flexibel simulator för att träna lean-tänkande i fabriksliknande miljö. Simulatorn, Lean Factory, invigdes den 11 november.

 

Flödesaktivitet och förmågan att se helhet

Lean Factory utgår från utvecklingsstrategierna i Lean production där deltagarna involveras i fokusering på kvalitet och reduktion av onödigt arbete. Förmågan att se helhet och flödesaktivitet tränas och man lär sig att värdeflödet förbättras genom ett systematiskt förbättringsarbete och att mer värde skapas med mindre arbetsinsats.

 

Workshop och leanspel

Simulatorn är framtagen och drivs av ämnet maskin- och materialteknik som nu erbjuder arbetsgivare att boka in sig och sina anställda för att genomföra workshops i Lean Factory. Ett leanspel genomförs i fyra omgångar med mellanliggande förbättringsmöten och tar fyra timmar.

 

Workshopen kan också kombineras med föreläsningar om grundläggande principer, styrtavlor, chefens roll och strukturerat förbättringsarbete.

 

[Källa: Kerstin Haraldsson Karlstads Universitet]

 

------------------------------------------------------------------------------------

Hur få mer proffsighet kring ekonomifunktionen?

 

Är du ekonom? Arbetar med redovisning? Eller kanske bokslut? Uppföljning & analys?

 

Ekonomi genomsyrar allt

Eftersom redovisning och ekonomi genomsyrar alla verksamheter, är det också många som är beroende av det som ekonomiavdelningen utför. Man är beroende av information från ekonomisidan för att kunna fatta beslut, för att få bekräftelse på saker man tror sig veta, känna sig säker på hur mycket medel man har att handla för, kunna jämföra med budget och tidigare perioder, våga satsa, veta när man måste bromsa etc.

 

Det är förstås viktigt att ekonomerna, oavsett om de är anställda i verksamheten eller om de kommer från en extern part man outsourcat ekonomifunktionen till, känner till vilka frågor mottagarna i organisationen behöver få svar på för att ekonomi skall vara den supportfunktion den skall vara.

 

Den viktiga omvärldsbevakningen

Omvänt är det samtidigt ekonomiavdelningens roll att följa med, vidareförkovra sig och omvärldsbevaka för att på så sätt parallellt kunna instruera och coacha mottagarna av informationen om vad de bör och kan använda ekonomiavdelningens underlag till.

 

I större organisationer/koncerner är det på många sätt enklare att få fram en miljö där ekonomiavdelningen på ett sunt sätt kan agera fristående och vara både stöttande såväl som kravställare till andra enheter.

 

Fördel större verksamheter

Ekonomiavdelningen i den typen av organisationer är ofta stora och består av ganska många ekonomer. Avdelningarna sitter ofta tillsammans och får en styrka i den gemenskapen samtidigt som det oftast också finns riktigt erfarna ledare och ekonomer på avdelningen. Även om ekonomiavdelningens personal ofta umgås även med medarbetare på andra avdelningar, har man ofta det tätaste samarbetet och mest intensiva dialogen med den egna avdelningens medarbetare. Det svetsar samman och ger ytterligare trygghet att sedan kunna agera självständigt för företagets bästa.

 

Hur skall man då göra i små och mellanstora verksamheter för att få motsvarande proffsighet kring ekonomifunktionen?

 

Kontakta oss gärna på info@ahlmarkaffarsstod.se för att få veta mer.

 

[Källa: Ahlmark Affärsstöd AB]

 

------------------------------------------------------------------------------------

Lean - Att göra det svåra enklare

Oavsett om det handlar om industriella- eller administrativa processer så handlar lean i hög grad om att förenkla. Synliggöra. Förbättra. I syfte att göra det svåra enklare.

 

En nog så enkelt sak att säga men som kan vara betydligt svårare i praktiken är vikten av att göra rätt saker.

 

Att göra rätt saker

Om vi börjar med att fundera på vad rätt saker är så handlar det inom lean om att utgå från kunden. Dvs. att producera de produkter eller tjänster som kunden vill ha. För att få klart för sig vad kunden vill ha kan man övergripande ställa sig tre frågor:

 

a) Vad (vilken produkt/tjänst) önskar kunden?

b) När önskar kunden produkten/tjänsten?

c) Vilken mängd önskar kunden?

 

Kan man få fram svaren på ovanstående frågor och även kommunicera svaren till samtliga anställda i företaget, har man lyckats sätta fokus på det som egentligen är allra viktigast i verksamheten.

 

En annan sak som också är enkelt att uttala men ofta svårare i praktiken är vikten av att göra saker rätt.

 

Att göra saker rätt

Här handlar det i hög grad om att skala bort allt som inte är nödvändigt i utförandet. Inom lean talar man ofta om att arbeta bort 'slöseri' vilket alltså, grovt, är moment som inte skapar värde för kunden.

 

Det finns sju typer av slöseri som inom lean-läran är viktigt att arbeta bort:

 

a) Överprodukten dvs. produktion som ej efterfrågas av kunden.

b) Väntan dvs. människor eller maskiner som inte används utan hamnar i vänteläge under produktionen.

c) Onöda transporter dvs. förflyttning av material och/eller människor som egentligen inte tillför produkten/tjänsten, och därmed kunden, något ytterligare värde.

d) Överarbete dvs. högre grad av bearbetning/förädling än vad kunden vill ha eller är villig att betala för.

e) Lagerhållning dvs. förvaring av produkter som tvingas fram pga av att timing i leverans till kund inte är optimal.

f) Onödig förflyttning av arbetskraft där medarbetare måste transporteras för att utföra arbete.

g) Fel, omarbetning eller dubbelarbete vilket heller aldrig är beställt, eller vill betalas, av kunden.

 

Här är det också viktigt att inte se det som negativt när man inventerar sin verksamhet och upptäcker att det faktiskt finns brister/slöseri i företaget. Se det istället som positivt att ni hittar förbättringspotential. Och. Inrikta arbetet på ständig förbättring för det kommer alltid att smyga sig in 'slöseri' i processerna - vilket innebär att det alltid finns en potential till förbättring.

 

[Källa: Ahlmark Affärsstöd]

 

------------------------------------------------------------------------------------

Workfulness - för ökad balans

Känner du dig allt mer stressad i arbetslivet? Kanske även privat? Du är ständigt uppkopplad. Alltid nåbar. Det kanske ändå inte är det tuffaste - det tuffaste är att du med allt mer tilltagande panik ser att detsamma gäller dina barn. Dina barn som du önskar skall få en lugn och harmonisk uppväxt. Utan allt för mycket stress.

 

Företaget Telenor har tagit fasta på problemet och tillsammans med hjärnforskaren Katarina Gospic tagit fram ett utbildningsprogram som heter Workfulness.

 

Skapa en sund och effektiv digial arbetsmiljö

Möjligheten att vara ständigt uppkopplad och nåbar vid alla tidpunkter och på alla platser kan skapa utmaningar i arbetslivet. Många upplever en svår balansgång mellan teknikens för- och nackdelar. Men vad är det egentligen som driver oss att ständigt kolla mobilen istället för att utföra vissa arbetsuppgifter? Svaren finner vi i hjärnan.

 

Workfulness...

... ger konkret vägledning i hur man kan jobba smartare och använda tekniken på rätt sätt i en ständigt digital uppkopplad arbetsmiljö.

 

Workfulness...

... hjälper medarbetarna att fokusera och hinna med sina arbetsuppgifter, vilket minskar risken för stress.

 

Workfulness...

... bidrar till att stärka de sociala relationerna på din arbetsplats.

 

Utbildningen

För att hjälpa dig att komma tillrätta med de utmaningar som dagens arbetsmiljö ofta innebär, har Telenor som sagt tagit fram en utbildning. Utbildningen är uppdelad i kapitlen:

 

  • Möten
  • Tillgänglighet
  • Arbetsmiljö
  • Smart teknikbruk
  • Workfulness

 

Workfulness, eller Mindfulness som är det mer kända begreppet, har kommit för att stanna. Och kan vara en mycket god väg framåt för att hjälpa personalen att behålla balans i tillvaron.

 

[Källa: Telenor

 

------------------------------------------------------------------------------------

100% nöjd med er redovisningsbyrå, eller?

Tänk efter. Är ni 100% nöjda med kombinationen av pris - kvalitet när det gäller er redovisningsbyrå? Om ni svarar ja på frågan: Grattis! Jättekul.

 

Om ni svarar nej på frågan: Gör något åt det!

 

Tyvärr är det så att fler svarar nej än ja på ovanstående fråga. Detta trots att många ändå varit ganska noga med att kravställa och be om referenser.

 

Hur skall man då agera när man inte känner sig 100% nöjd trots att man tycker att man garderat sig innan man valde leverantör?

 

Ställ (rimliga) krav i form av t.ex:

  1. En grundläggande del i ett förtroendefullt samarbete är förstås att ni skall kunna se på fakturan från byrån vad man har lagt tid på. Inte bara för att kunna kontrollera den totala tidsåtgången utan även för att kunna stämma av olika moment i förhållande till varandra.
  2. Att rapporter och information som levereras ger en rättvisande bild dvs. kan användas för att fatta beslut på.
  3. Den kundansvarige konsulten skall minst månadsvis ta kontakt med er för att gå igenom viktiga delar i er ekonomi samt nya regler/nyheter som ni kan ha nytta av.
  4. Ekonomileverantören har en månadstidplan att utgå från så att ni vet exakt vilket datum (senast) som olika leveranser kommer att ske.
  5. Är ni ett ägarlett företag är det en klar fördel om den kundansvarige också själv någon gång ha drivit egna företag. För att hen verkligen skall kunna stötta och förstå er situation.
  6. Att den kundansvarige själv skall ha arbetat i en ekonomiavdelnings linjebefattning (och inte bara ha varit ekonomikonsult eller revisor) är förstås en självklarhet.
  7. Var lite extra vaksam på leverantörer som ingår i stora koncerner. Ofta är det väldigt höga krav på vinstgenerering för att täcka overheadkostnader. Något som du som kund får betala.
  8. Det kanske viktigaste: märker du av att det sker förändringar när du signalerar till leverantören att ni inte är helt nöjda? Om inte: byt leverantör.

 

Ta extern hjälp.

Ovanstående punkter är exempel på olika krav man bör ställa på sin ekonomileverantör. Egentligen oavsett om man har en extern leverantör eller om man har en intern ekonomiavdelning på företaget.

 

Samtidigt är punkterna ett axplock av en mängd olika delar man bör säkerställa för att få en bra mix av en proaktiv och stödjande såväl som kontrollerande ekonomileverantör.

 

Kontakta oss gärna för att få veta mer.

 

[Källa: Ahlmark Affärsstöd AB]

 

------------------------------------------------------------------------------------

Medarbetarbokslut varje månad allt vanligare

Skulle ni kunna tänka er att inte göra månadsbokslut och följa upp ekonomi, redovisning och likviditet varje månad? Nej, det är inte många som svarar ja på den frågan. Skulle ni kunna tänka er att ha företagets datorer utan uppsikt, att låta medarbetarna arbeta med viktiga uppgifter i datorerna utan att löpande ha koll på att back-up körs, eller att antivirusprogram fungerar? Sannolikt inte.

 

Varför agerar vi inte lika omsorgsfullt när det gäller medarbetarna som ofta är företagets allra viktigaste tillgång?

 

Förr förlitade man sig på årlig revision

För inte så många år sedan innebar den årliga revisionen företagets kvalitetskontroll när det gällde redovisningsrutiner. En kontroll av att allt fungerade kring skatter och sociala avgifter, momsredovisning och rättvisande bild generellt i ekonomirapporteringen. Idag är det otänkbart för de flesta företagsledningar att vänta ända till revisionen med att få bekräftat att allt står rätt till. Detta avspeglar sig också i revisorernas roll som förändrats dramatiskt under senare år och idag i mycket högre grad utgörs av stickprovsgranskning, kontroll av verksamhetskritiska processer specifikt samt av ledningens drift och kontroll generellt.

 

Att göra som inom ekonomi för ett antal år sedan, nämligen att mäta medarbetarnas uppfattning om trivsel, motivation, ledarskap och informationsflöden en gång om året är något som framsynta och utvecklingsorienterade företag redan slutat med. Istället mäter man och följer upp medarbetarna varje månad. Gör en form av ’medarbetarbokslut’ månadsvis för att tidigt kunna vidta åtgärder om det skulle vara så att det uppstår anledning att agera. Innan missnöje och negativ dialog uppkommer.

 

Sedan använder man årliga, ofta mer omfattande, undersökningar för att göra djupare analys och uppföljning (liknande revisionsprocesserna inom ekonomi). Hur relevanta dessa årliga undersökningar faktiskt är när företagen ändå har skaffat sig bra kontroll månadsvis, går att diskutera. Men många företag fortsätter med dem också för att det är kul att se om man kan vinna leverantörens tävling om ’bästa arbetsplats’ osv.

 

Relativt få leverantörer

Det finns idag inte så många leverantörer av prisvärda tjänster för mätning av medarbetare månadsvis. En som är etablerad inom området på den svenska marknaden är t.ex. NetSurvey. En annan är FOKUS Affärsstöd (där delen ’FOKUS Medarbetare’ ger månadsvisa ’bokslut’ om hur företagets medarbetare mår) och det finns även vissa lokala små leverantörer. Eftersom tekniken bakom själva månadsundersökningarna idag i hög grad är automatiserad, hamnar priset för ett företag med ca. 25 anställda inte på mer än ca. tusen kronor/månad för att få medarbetarbokslutet levererat.

 

[Källa: Ahlmark Affärsstöd AB]

 

------------------------------------------------------------------------------------

Så får ni klart för er om LEAN är något för er

Lean. Ett populärt ord som allt fler visar intresse för. Och hyllar. Oavsett hur mycket, eller lite, man egentligen känner till om lean. Många tar nästan för givet att bara man börjar kalla sina processer för lean så blir allting toppen! Man startar någon form av 5S-projekt och städar undan på kontoret, genomför lite effektiviseringar i ett par processer och sätter, i bästa fall, upp någon form av visualisering på en white-board.

 

Chefen är nöjd och konstaterar stolt tillsammans med personalen att man nu arbetar lean.

 

Men att arbeta lean innebär i själva verket att man ställer om sin organisation till att bli flödesinriktad i sin processorientering. Samtidigt vågar ledarna i företaget låta transparens genomsyra verksamheten. Och, framförallt, man sätter respekt för varandra som ett av de huvudsakliga ledorden. Oavsett medarbetarnas position.

 

Att göra detta utan att samtidigt ta utgångspunkt i ett antal grundläggande delar i företaget, gör det avsevärt mycket svårare för organisationen att arbeta långsiktigt lean. Man kan absolut genomföra en hel del åtgärder som är relaterade till lean även genom att s a s fuska med grundbultarna, men det handlar då mer om att man gjort insatser för att arbeta smartare. Utan att för den delen ha gjort organisationen lean.

 

Det bästa sättet för att ta ställning till om lean är något man verkligen är beredd på att implementera som verksamhetsstrategi i företaget är att hela ledningen, eller hela ledningen samt all personal, går en kortare utbildning för att få en övergripande förståelse för vad det skulle innebära att ’leanifiera’ verksamheten. Inom administrativa tjänsteverksamheter finns t.ex. utbildningar som Nyfiken på LEAN som genomförs ute på kundens kontor under två halvdagar och skapar god förståelse för om organisationen och ledarskapet är mogna att arbeta lean.

 

[Källa: Ahlmark Affärsstöd]

 

-----------------------------------------------------------------------------------

Finns till för att öka lönsamheten i ert företag

Oavsett om ni har en intern eller extern ekonomiavdelning är det viktigt att känna till vilka krav och förväntningar man bör ställa på de som har hand om företagets, på många sätt, viktigaste delar i form av Ekonomiavdelningen.

 

Har man en kvalificerad ekonomiledning är det en självklarhet för den som är ansvarig att bidra till företagets tillväxt och lönsamhet. Som intern ekonomiavdelning kan det ibland vara lite otydligt hur mycket man bidrar med i förhållande till vad avdelningens resurser inklusive personal kostar. Med en extern outsourcad avdelning är det enklare eftersom det blir väldigt tydligt vad kostnaden uppgår till.

 

Om man utgår från någon form av basnyckel så är det förstås en självklarhet för ekonomiledningen att bidra till företagets resultat med åtminstone det ekonomiavdelningen kostar företaget. Därom råder det oftast inget tvivel oavsett om det handlar om en intern eller extern ekonomiavdelning eftersom alternativet, dvs. att man netto skulle utgöra en kostnad för företaget, skulle innebära att man endast var en redovisningsleverantör. Något som det finns många 1.000-tals leverantörer som kan uppfylla.

 

Att istället vara ett kvalificerat ekonomistöd handlar om något helt annat. Kunden kan då ställa krav på att ekonomisidan inte bara medverkar i företaget och s a s drar in till sina egna direkt kostnader, utan även tydligt visar vägen genom att säkerställa och driva lönsamma projekt, kostnadsprojekt, upphandlingar, ständiga controllerinsatser, ekonomiskt säljstöd, analys och implementering av volym såväl som prisaktiviteter osv.

 

Den professionella ekonomiavdelningen arbetar också aktivt med sin supportroll i företaget för att ständigt förbättra affärsstödet och kontinuerligt utveckla stödsystem – men också avveckla sådant som inte längre ger tillräcklig ekonomisk och/eller tidsmässig effekt i processerna.

 

Så, ställ tydliga krav på ekonomileverantören för att säkerställa att ekonomifunktionen aktivt levererar lönsamhet i företaget. Klarar inte leverantören av detta så byt leverantör och, framförallt, nöj er inte med en enkel redovisningsleverantör som bara innebär en nettokostnad för företaget.

 

 

[Källa: Ahlmark Affärsstöd]

 

------------------------------------------------------------------------------------

En konsultparadox

Är du konsult? Van att det viktigaste är debitering per timme? Att mäta debiteringsgrad och snittpris? Du kanske tom har en chef som bryr sig mer om hur många timmar du debiterar än hur nöjda era kunder är?

 

Även om det förstås är frustrerande för dig som känner till lite om LEAN så kan du i alla fall konstatera att du inte är ensam i situationen. Långt ifrån.

 

Att ändra på själva grundvalarna för konsulteriet är inte det enklaste. I synnerhet inte om inte alla i företaget har förstått vitsen med att prioritera flödeseffektivitet före resurseffektivitet.

 

Flödeseffektivitet prio 1

Balansakten ligger förstås också i att behålla en rimligt hög resurseffektivitet även efter att flödeseffektivitet har satts som prioritet ett. Det är lätt gjort att ett konsultgäng som tidigare levt under piskan med krav på hög debiteringsgrad, i känslan av frihet börjar missbruka (medvetet eller omedvetet) friheten och i sin iver att prioritera flödeseffektivitet i organisationen hamnar i en sits där man förleds in på ett av de sju områdena kring slöseri. Nämligen att man överarbetar processflödet för att slippa resurskraven.

 

Överarbete innebär slöseri

Överarbetande som slöseri uppstår när tjänster eller produkter utvecklas och förädlas till en sådan grad att värdet på tjänsten/produkten överstiger det företaget faktiskt tar betalt för tjänsten/produkten. Eller än värre, det som kunden tom använder tjänsten/produkten till. Den överarbetade delen i en tjänst eller produkt gör ingen nytta och innebär helt enkelt ett slösaktigt beteende.

 

Att fokusera på flödeseffektiviteten och säkerställa att det i så hög grad som möjligt under en flödesenhets varande i processflödet sker ett värdetillskott är ekonomiskt. Och att hellre korta processtiden än att överarbeta är egentligen bara sunt förnuft.

 

Långsiktiga investeringar

Investeringar i flödeseffektivitet är långsiktiga investeringar och måste betraktas som sådana. Det gäller också att planera för andra uppgifter när flödeseffektiviteten börjar sätta sig och tid frigörs. Samt att förstå att man måste debitera kund för värdet av tjänsten. Inte för utförandet per timme. En paradox ligger annars i att ju smartare ni som leverantör utför konsulttjänsterna, desto mindre behöver kunden betala och desto mindre får ni fakturera.

 

Här gäller det istället att se möjligheten i att kunna ta hand om fler kunder, förändra betalmodellen, få en drägligare arbetstillvaro för era konsulter samtidigt som ni får tid för både kompetenshöjning och utveckling.

 

[Källa: Ahlmark Affärsstöd AB]

 

Ihåliga ekonomileverantörer

Hört talas om begreppet 'ihåliga ekonomileverantörer'? Det är ekonomileverantörer som under ganska lång tid har pratat sig varma om hur duktiga de är på verktyg som gör att de arbetar digitalt och utför redovisning helt eller delvis automatiserat. Men för kunden visar det sig i praktiken att allt eller en hel del av det är tomt prat. Ett försök att visa sig mer moderna än vad de egentligen är.

 

Utvecklingen av digitala, ofta molnbaserade, system är en fantastisk företeelse som ger stora möjligheter. Bl.a. till automatiseringar i utförandet. Så långt är allting bra.

 

Enkelt att marknadsföra - svårt att realisera

Problemet är dock att det är så enkelt för en ekonomileverantör att marknadsföra sig som att man ligger i teknisk framkant. Och det är svårt för mottagaren dvs. kunden att förstå och utvärdera det faktiska förhållandet. I synnerhet innan man är kund. För att inte tala om vilken grad av automatisering och digitalisering leverantören pratar om.

 

Leverantören vet också att om han inte ger sken av att arbeta digitalt och automatiserat betraktas leverantören som omodern. ’Alla’ andra levererar ju automatiserade lösningar.

 

Kunden går på budskapet och istället för att be om referenser och via andra kunder till leverantören verkligen säkerställa att det som leverantören säger stämmer, går man ofta i fällan och upptäcker inte förrän efter ett tag att de rimliga effekterna av digitalisering och automatisering inte infinner sig.

 

Effekter man bör förvänta sig

Vilka effekter skall man då förvänta sig som kund när man väljer en redovisnings- och ekonomileverantör som aktivt marknadsför sig kunna leverera ’digitalt och automatiserat’?

 

Kunden bör åtminstone uppleva följande:

• Förändringen när det gäller pappersflödet reduceras dramatiskt jämfört med tidigare.

• Ekonomikonsultens kontorsplats präglas av ett rent skrivbord utan papper dvs. man lever som man lär och arbetar även i praktiken digitalt.

• Det är enkelt för ekonomikonsulten att hinna med dig som kund eftersom hela arbetsprocessen blivit så mycket enklare och mer effektiv för ekonomileverantören.

• Den ekonomiska månadsrapporten du får innehåller aldrig några överraskningar utan är alltid en bekräftelse på det du redan vet. Eventuella överraskningar hinner nämligen ekonomikonsulten numera informera om i direkt anslutning till att sådant uppkommer i redovisningen. Tack vare det digitala och automatiserade processflödet.

• Och, framförallt, du har som kund fått en avsevärt lägre kostnad för utförandet av löpande redovisning, månadsbokslut och löneberedning. Mycket av arbetet sker ju nu automatiserat. Det har ju leverantören dyrt och heligt marknadsfört som anledning till att du skall bli kund.

 

[Källa: Ahlmark Affärsstöd]

 

 

Great Place to Work eller?

Det torde vara få företag i Sverige som idag inte känner till att det finns leverantörer som genomför medarbetarundersökningar åt andra företag. I syfte att få fram grad av trivsel, fungerande ledarskap, motivation osv. Undersökningarna är ofta relativt omfattande och utförs i bästa fall varje år.

 

Finns det något dilemma i det? Eller är det en bra metod att mäta hur det står till med sitt företags kanske viktigaste tillgång en gång per år?

 

Låt oss anta att medarbetarundersökningen sker varje år i september. Eftersom företaget sedan under oktober skall genomföra sin, även i det fallet årliga, medarbetarundersökning. Kundföretagets alla medarbetare lägger tid och svarar på, ofta, 50-70 frågor eller mer samtidigt som cheferna oroar sig för vilket ’betyg’ de skall få det här året.

 

Tar bra betalt

Undersökningsföretaget gnuggar händerna för de har som vanligt lyckats sälja in att medarbetarundersökningen är bland det viktigaste som händer under verksamhetsåret på kundföretaget. Och kunnat ta betalt därefter.

Vilken hjälp ger då den årliga medarbetarundersökningen egentligen?

Ja, förutom att den de facto ger en bild av hur det står till med personalens motivation, känsla för information och delaktighet, ledarskapet i företaget osv. i just oktober månad, så ger den ju även input till kommande medarbetarsamtal. I bästa fall ger den cheferna en bekräftelse på det man trott. Allt för ofta får chefer dock en aha-upplevelse från undersökningen. Därmed ett direkt underbetyg i och med att det faktiskt hör till chefens uppgift att löpande säkerställa kännedom om hur medarbetarna mår.

 

Att chefen sedan dessutom måste vänta ett helt år tills hen åter får reda på hur medarbetarna har det, ger förstås frustration och osäkerhet i ledarskapet. I synnerhet om undersökningen visar negativa utfall. För vad är det som säger att medarbetaren tycker samma sak under ett helt år? Och att motivation och upplevelsen av ledarskap inte hinner ändra sig både en, två och flera gånger under ett helt verksamhetsår.

 

Spelat ut sin roll som enda kvalitetskontroll

På samma sätt som revisionen som den enda kvalitetskontrollen har spelat ut sin roll till förmån för ekonomikonsulterna, som istället kan säkerställa både kontroll och analys löpande under året, håller nu de årliga medarbetarundersökningarna på att spela ut sin roll som det enda verktyget i företagen. Även om det faktiskt fortfarande finns en hel del företag som endast använder sig av årliga undersökningar.

 

[Källa: Ahlmark Affärsstöd AB]

 

Få lägre kostnader för utförandet av årsbokslutet

Det börjar bli hög tid för er ekonomileverantör att upprätta årsbokslut och årsredovisning. Som den proaktiva konsult han är, har han förstås redan i oktober/november tagit kontakt med dig för att planera in processen både när det gäller koordinering med er som kund såväl som med ert företags revisorer. Dels för att allt skall bli klart i tid men, framförallt, för att ni som kund inte skall behöva betala mer än vad som krävs.

 

Det som bl.a. skiljer den kvalificerade och proaktiva ekonomikonsulten från de som bara är rena redovisningsutförare är att den kvalificerade konsulten är mån om dig som kund och vet att allt han gör i årsbokslutsarbetet tjänar ni som kund på eftersom ekonomikonsulten nästan alltid är billigare än revisorn.

 

Viktigt med rätt ekonomileverantör

Rätt ekonomileverantör levererar komplett bokslut med helt färdigställd årsredovisning och han är också så kunnig att revisorn, efter att ha fått allt material, i princip varken behöver anmärka/ korrigera något eller be om kompletterande underlag. Det gör att kostnaderna för er som kund hålls inom ramen för ett utförande som inte drabbas av mertid pga dålig överlappning, brist i material etc.

 

Har ni en riktigt bra leverantör av årsbokslutstjänster får ni även ett avslutande utlåtande från konsulten efter att allt inklusive revisonen är klart. I utlåtandet framgår tips på åtgärder som fortsättningsvis kan reducera tidsåtgång och spara kostnader, om kostnaden för revisorns granskning av ert årsbokslut är normalt i förhållande till andra kunder i motsvarande storlek, kommentarer kring punkter revisorn eventuellt haft dialog kring etc.

 

Hur skall man då göra som kund?

Hur gör man då som kund för att säkerställa att man inte behöver betala för mycket för årstjänsterna trots att man har en ekonomileverantör som kanske inte är den mest kvalificerade?

 

Ett tips är att be både ekonomikonsulten och revisorn att de alltid lägger er som kund cc. på all korrespondens samt att de skriver korta memo från eventuella möten. På så sätt kan du följa dels nivån på detaljgraden i det som kommuniceras och även om det blir omarbetningar för att t.ex. revisorn måste påpeka saker det visar sig konsulten inte gjort korrekt eller lämnat komplett. Det blir förstås även enklare att stämma av tidsåtgången i det som sedan faktureras.

 

Ytterligare ett råd är att be ekonomikonsulten göra en bedömning av vad revisionen bör ha kostat baserat på de underlag konsulten tagit fram och lämnat till revision. Ekonomikonsulten har fler kunder och bra koll på vad som är rimlig kostnad. Detsamma kan du som kund göra i dialog med revisorn: fråga revisorn i vilket skick årsbokslut, årsredovisning och underlag lämnades. Om allt var korrekt redan från början. Att alla balanser var färdigt avstämda, dokumenterade osv.

 

[Källa: Ahlmark Affärsstöd AB]

 

 

 

Medarbetarsamtal är verkningslösa

Medarbetarsamtal är förlegade och fungerar inte. Det anser ledarskapsexperten Mary-Clare Race. Hon dömer ut medarbetarsamtalen i en artikel på sajten Management Issues. Hon jämför tanken på att styra verksamheten med hjälp av medarbetarsamtal en gång om året med att få ett äktenskap att fungera genom att bara fira bröllopsdagen.

Enligt Race är nyckeln till en högpresterande arbetsplatskultur psykologisk och ledarna måste känna till hur de får sina medarbetare att prestera. Hon räknar upp sex psykologiska förutsättningar som är nödvändiga för att personalen ska prestera på topp:

1. Mening

Meningsfulla uppgifter och samarbete är tillsammans med den sociala aspekten viktigt för att vi ska uppleva att arbetet är större än själva prestationen.

2. Utmaning

De bästa utmaningarna är de som känns svåra att klara av. Det är chefens ansvar att hjälpa medarbetarna att våga och medarbetarnas ansvar att anta utmaningarna.

3. Uppmärksamhet

Vi behöver bra återkoppling. Allra bäst är löpande och informell återkoppling. När vi blir sedda känner vi oss uppskattade och blir mer villiga att anstränga oss lite extra.

4. Utveckling

De allra flesta av oss vill utvecklas och vi utvecklas mer när vi tror att vi kan bli bättre. Utan utvecklingsmöjligheter sjunker ambitionsnivån och engagemanget.

5. Erkännande

De som känner sig orättvist behandlade anstränger sig mindre. Erkännande och beröm ökar däremot engagemanget och arbetsviljan.

6. Valmöjligheter

För att kunna prestera på topp måste vi ha möjlighet att jobba självständigt och våga ta risker. Men vi behöver också känna trygghet och få misslyckas.

 

[Källa: Mary-Clare Race, Ledarskapsexpert]

 

 

Om LEAN är så bra - varför arbetar inte alla LEAN?

Det är väl känt att företag efter företag röner nya framgångar baserade på ett strukturerat och positivt ledarskap som bygger på LEAN. Exemplen från framgångsrika LEAN-verksamheter saknas inte, även om många av dem är industriella. Fler och fler administrativa verksamheter börjar dock också komma igång med LEAN i verksamheten. Och få positiva effekter av det.

 

Men varför arbetar inte alla baserat på LEAN om nu LEAN är så bra?

Att starta ett LEAN-arbete och få det att fungera långsiktigt kräver en insats både av chefer och medarbetare. Detta är förstås också en anledning till att man tvekar. Man känner sig osäker på om det verkligen kommer att ge positiva effekter i den egna verksamheten. Samtidigt som det kräver en del insatser för att faktiskt komma igång.

 

Ytterligare anledning kan vara att man från ledningshåll faktiskt inte är beredd att gå ’all-in’ kring de grundläggande delarna i LEAN. För ett framgångsrikt LEAN-arbete krävs respekt fullt ut mellan alla i företaget, flödeseffektivitet prioriterat framför resurseffektivitet och att man vågar lägga tid på processer, genomförande och uppföljning av ständiga förbättringar.

 

Även de traditionella faktorerna kan förstås vara anledningar till att man inte startar LEAN-projekt. Det finns helt enkelt varken pengar eller tid, inte ens till positiva förändringsprojekt som LEAN, medarbetarna saknar motivation till ytterligare förändringsprojekt pga tidigare misslyckade förändringsinsatser osv.

 

Ändå relativt enkelt att utvärdera LEAN

När man utvärderar om LEAN är något för den egna verksamheten är det ofta en fördel att starta med en introduktionskurs kring LEAN. För att alla verkligen skall förstå vad LEAN är och inse att det egentligen bara finns fördelar med LEAN för organisationer. I alla fall för de som vill arbeta med öppenhet, respekt och transparens i verksamheten. Och ständig förbättring.

 

[Källa: Ahlmark Affärsstöd AB]

 

 

4 vägar till medarbetare i världsklass

I de nya värdeskapande verksamheter som växer fram ur lydighetskulturens aska, samexisterar ledarskap och medarbetarskap. Där tar värdefulla ledare beslut, berättar vad som skall göras och lämnar därefter till medarbetaren att med sin kapacitet, kreativitet och kunskap finna svaret på hur.

 

Att skapa en plats där alla vet vad, och vågar ta ansvar för hur de gemensamma målen nås, skapar framgång för både individ och verksamhet.

 

Så formas en arbetsplats där alla kan växa och skina

 

1.Mål och vision i allas vardag. Allas förmåga och värde tas till vara genom att mål och vision är kristallklara för samtliga. När varje medarbetare vet och förstår såväl detalj som helhet, kommer motivation och förståelse på köpet.

 

2.Bjud in till modiga samtal. Samtal där alla är med och kan provtänka högt och studsa sina tankar mot och med andra. Att våga prata om det som behövs, från stort till smått, skapar viktiga insikter hos alla som är med. Förvånande ofta pratar man inte om det som upptar kaffepauserna mest. Så låt era modiga samtal innehålla det vi ”inte pratar om”.

 

3.Värderingar skapar en vardag där olikheter får en naturlig plats, flexibilitet blir en del av vardagen och förtroende växer sig starkt såväl mellan kollegor som med kund. Med gemensamma uttalade värderingar kan, får och vågar alla hitta de bästa lösningarna och agera utifrån dem.

 

4.Frågor för att hitta våra svar. I stället för att leverera rätt svar: bli en mästare på att ställa frågor. Tillsammans upptäcks då förhoppningsvis det bästa svaret för verksamheten och situationen. Ett svar som skapar såväl ägandeskap som förståelse hos fler.

 

Avgörande är att få ledarskap och medarbetarskap att samverka. Det innebär att medarbetare tar eget ansvar, leder sig själva, utvecklar sin kreativitet och gör vägen mot målet både effektiv och rolig.

 

Det krävs en hel organisation för att skapa ett ledarskap och medarbetarskap som tar fram stjärnan hos varandra. När vi skapat det, då kommer vi också att möta kunderna på absolut bästa sätt – varje gång!

 

[Källa: Mia Hultman, Change Management Consultant]

 

---------------------------------------------------------------------------------

 

Struktur i ständigt förbättringsarbete

För att nå framgång krävs ofta en bra struktur. Så även när det gäller arbetet med att åstadkomma ständig förbättring i en organisation. Det gäller att få in tanken på ett delat intresse av att både chefer och medarbetare har ett gemensamt ansvar för att förbättra verksamheten. Och att det ingår i anställningsrollen att arbeta med ständiga förbättringar.

 

Det behövs också en struktur kring hur arbetet med ständiga förbättringar ska bedrivas dvs. en överenskommelse om hur arbetsgången skall vara.

 

Utgångspunkten är alltså att skapa standardiserade överenskommelser om hur olika utföranden i verksamheten skall ske men även hur avvikelser (varians) skall hanteras när det uppstår. Själva förbättringsarbetet består sedan i att dels ständigt förbättra den standardiserade processen och dels ständigt tänka till kring hur avvikelser skall hanteras på ett allt mer genomtänkt och planerat sätt.

 

När en avvikelse uppstår är det viktigt att de medarbetare som möter avvikelsen, samlar information och fakta om avvikelsen. Helst ska avvikelsen även analyseras direkt så att den verkliga grundorsaken till avvikelsen kan identifieras.

 

När faktainsamlingen kring avvikelsen är gjord, antecknas avvikelsen på en s k förbättringstavla. Detta för att avvikelsen direkt skall bli ’dokumenterad’ och inte riskera att glömmas bort. Ansvariga för att få fram förbättringar (ibland benämnda förbättringsteamet) tar sedan regelbundet hand om det som kommer upp på förbättringstavlan och prioriterar vilka förbättringar och avvikelser som skall hanteras i vilken ordning.

 

Genom att värdera avvikelser mot varandra i någon form av ’PLOCK-schema’, får man fram prioriteringsordningen baserat på en avvägning av effekt, resursåtgång, tidsåtgång osv. Därefter bryts aktiviteten ner i beståndsdelar som inte bör vara mer omfattande än att tydliga förbättringsåtgärder kan ske redan till nästa möte med förbättringsteamet.

 

Utfallet av förbättringsåtgärderna blir i sin tur successivt påverkande för att förändra och förbättra det standardiserade utförande som organisationen kommit överens om och implementerat. Den dag som processen inte längre påverkas av varians eller av att medarbetarna ser ytterligare förbättringsmöjligheter eller att det inte längre kommer ny teknik eller nya hjälpmedel som kan innebära förbättringar i utförandet, den dagen upphör förbättringsarbetet. Det är lätt att förstå att den dagen sannolikt aldrig kommer inträffa. Ständig förbättring innebär just – ständig förbättring.

 

[Källa: Ahlmark Affärsstöd AB 160208]

 

----------------------------------------------------------------------------------

 

Alla bra ekonomer är säljare, eller?

Att det är viktigt att en ekonom kan ekonomi, redovisning, skatt eller andra delar som är direkt förknippade med utförandet, är en självklarhet för de flesta. Men de flesta ekonomer är också en del i en servicefunktion i företaget. Oavsett om man ingår i en ekonomiprocess där kollegor på ekonomiavdelningen är beroende av utförandet. Eller om man levererar beslutsunderlag till en ledning eller styrelse.

 

Att arbeta med ekonomi är ett serviceyrke och det ställer krav på att ekonomen kan serva andra medarbetare, på den egna avdelningen och/eller andra avdelningar i företaget, med information men även med förmåga att skapa förståelse för information och fakta.

 

Att skapa förståelse innebär att sälja in ett budskap. Oavsett om budskapet är till för att mottagaren skall förstå att situationen är bra eller dålig. Ekonomens roll omfattar också ofta att sälja in och skapa förståelse för att något behöver göras, vissa beslut behöver fattas eller att det finns behov av vidare utredning och analys.

 

När ekonomen utgörs av en extern konsult, och mottagaren av leveransen är en beställare som anlitat den externa konsulten som t.ex. hela eller delar av företagets ekonomiavdelning, brukar förhållandet och kravet på ekonomen som säljare av budskap och förståelse, vara enklare för båda parter att se. I alla fall från beställarens sida och, under förutsättning att ekonomen är lämplig som konsult, även från ekonomens sida.

 

Men, hur ser det ut i verksamheter som fortfarande har intern ekonomiavdelning? Är det lika självklart där?

 

Svaret är att det varierar. Mycket. Från företag till företag. Att vara kravställare internt är ofta svårare. Detsamma när det gäller att vara säljinriktad ekonom. Båda parter behöver hitta rätt i sitt kommunikativa förhållande till varandra och en del lyckas. Ofta är det svårt att få samma nivå på service och kravställande från ekonomens sida internt i en organisation och det är bara en av anledningarna till att outsourcing av både redovisning, ekonomi och lönehantering ökar allt mer.

 

[Källa: Ahlmark Affärsstöd 160208]

 

---------------------------------------------------------------------------------

 

Effekter av att satsa på LEAN i företaget

Ett bra och kvalificerat LEAN-arbete i en verksamhet kan ge många goda effekter. I grunde går ett LEAN-arbete ut på två saker. Dels att få bort allt arbete och alla insatser som inte tillför flödesenheten värde och dels att skapa en ur medarbetarperspektivet bra och respektfull arbetsplats. Alla medarbetare skall få allt bättre förutsättningar att arbeta med rätt saker på rätt sätt.

 

När arbetet med LEAN riktas på rätt sätt går det att nå resultat i form av t.ex. följande:

  • Ökad kvalitet
  • Reducerade kostnader
  • Högre leveranssäkerhet
  • Högre produktivitet
  • Bättre flexibilitet
  • Minskade ledtider

 

Inte nog med detta. Eftersom utfallet av ett bra LEAN-arbete leder till förbättringar på lång sikt, är både arbetsgivare och medarbetarna vinnare på att införa LEAN i organisationen. Alla blir vinnare i och med att LEAN:

  • Leder till bättre samarbete
  • Minskad stress
  • Ökad trivsel och arbetsglädje
  • Ökad grad av bekräftelse (både för chefer såväl som medarbetare)
  • Högre tillit i organisationen
  • Ökat engagemang
  • Bättre informationsflöden (både internt såväl som externt)
  • Förståelse för helheten
  • Etc.

 

Även om en del av ovanstående kan vara svårt att mäta så finns det mycket goda belägg via t.ex. medarbetarundersökningar, som visar mycket tydliga positiva effekter av LEAN-arbetet. Intressant i sammanhanget är t.ex. att arbeta med månadsvisa mätningar där medarbetare samt kunder svarar på enkäter så att det via trendlinjer och jämförelser mellan olika perioder och år, går att följa den positiva utvecklingen av ert arbete med LEAN.

 

[Källa: Ahlmark Affärsstöd AB 160124]

 

----------------------------------------------------------------

 

Hylla er fungerande ekonomiavdelning

Få saker är så frustrerande i ett företag som när man tappar kontrollen på ekonomi och redovisningen. Vi tänker då inte nödvändigtvis på när kostnadsmassan är högre än intäkterna och företaget därför går med minus. Utan när man tappar kontrollen på hur det verkligen står till i företaget. Oavsett om verksamheten går plus eller minus.

 

Beslutsfattandet sker idag allt snabbare och det ställer krav på att beslutsunderlagen är korrekta. Väldigt ofta är beslut baserade på ekonomisk information och det vill då till att de ekonomiska underlagen är rättvisande. Det kan lätt tas felaktiga beslut om t.ex. investeringar om kalkylunderlagen, som i sin tur ofta bygger på utfall från bl.a. redovisningen, inte visar verkligheten.

 

Detsamma vid t.ex. åtstramningar. Ingen som varit med om att tvingas reducera verksamhet för att sedan (efter att det framkommit att de ekonomiska underlagen faktiskt inte var så illa som ekonomiavdelningen presenterade det) tvingas ändra beslut och därmed kanske tom ha missat goda affärsmöjligheter, kommer att glömma det.

 

Ekonomiavdelningen är en kombination av servicefunktion och 'intern polis'. Rollen som intern polis kan ibland vara otacksam och upplevas jobbig för de som inte arbetar på ekonomi. Men, kom ihåg, att det är helt nödvändigt för verksamhetens välbefinnande att ekonomiavdelningen har förmåga att både utöva serivce och kontroll. Hylla därför er ekonomiavdelning när den fungerar och är proaktiv - ni anar inte vilket skillnad det är om fallet är det omvända.

 

[Källa: Ahlmark Affärsstöd AB 160124]

 

----------------------------------------------------------------------------------

 

Händer med arbetsrätten i år

Tre nya regler kring organisatorisk och social arbetsmiljö inför 31 mars 2016. Reglerna gäller ohälsosam arbetsbelastning, arbetstidens förläggning och kränkande särbehandling.

 

Rent praktiskt innebär de nya reglerna att:

 

  1. Chefer och arbetsledare ska vara utbildade i hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling av medarbetare.
  2. Arbetsgivaren ska motverka ohälsosamma arbetstider som nattarbete, skiftarbete eller arbete på distans där medarbetare förutsätts vara ständigt nåbara.
  3. Företag med minst tio anställda ska ha en skriftlig strategi för hur man arbetar med social miljö.
  4. All kränkande särbehandling ska vara oacceptabel. Detta kan ses som en förebyggande åtgärd för att komma till rätta med exempelvis mobbning på arbetsplatsen och är inte kopplat till diskrimineringspunkterna.
  5. Chefer ska vara särskilt uppmärksamma på tjänster som innefattar stor psykisk press, som att lösa konflikter eller fatta svåra beslut.

 

Vidare kommer tre nya lagförslag att komma:

 

  • Skärpta regler om vikariat.
  • Förbud mot registerkontroll samt
  • Stärkt skydd för visselblåsare.

 

[Källa: Chef]

 

---------------------------------------------------------------------

 

Redovisningsbyråns årsbokslutsutförande

Det börjar bli dags för årsbokslut och många företag har en extern redovisningsfunktion som upprättar årsbokslut och årsredovisning. Många företag har sedan även en vald revisor som skall granska det hela. Leverans skall då ske från två affärspartners. Dels redovisningsbyrån och dels revisionsbyrån.

 

För dig som kund är det viktigt att kunna lita på att båda dessa affärspartners är oberoende av varandra. Du skall t.ex. kunna fråga din revisor om utförandet från redovisningsbyrån ser bra ut. Om allt verkligen varit avstämt månad för månad under året. Kontrollera att revisorn uppfattar att redovisningsbyrån har kontroll över ditt företags redovisning och att de rapporter ni fått under året visat rättvisande bild. Du skall även kunna diskutera med din revisor om priset för utförandet från redovisningsbyrån verkar rimligt.

 

Omvänt är det viktigt att kunna ha dialog med redovisningsbyrån för att säkerställa att revisorn verkligen granskar på rätt sätt. Att revisorn inte lägger tid på petitesser men samtidigt kunna kontrollera att revision och kontroll verkligen har utförts. Redovisningsbyrån har erfarenhet från många företags revisoner och kan även ge dig en uppfattning kring vad revisionen bör kosta baserat på det redovisningsbyrån tillhandahållit till revisorn för ditt företags räkning.

 

Förutom att det finns lagar och regler som styr revisorer från att inom samma revisionsbyrå både få utföra redovisning och revision (ej riskera att hamna i jäv), är det förstås ett självändamål för dig som kund att särskilja dessa två uppdrag och aldrig lägga dem på samma leverantör.

 

Det är också viktigt att komma ihåg att utförandet från redovisningsbyrån och/eller revisorn aldrig fråntar styrelsen det yttersta ansvaret för att allt är korrekt i årsredovisningen.

 

[Källa: Ahlmark Affärsstöd AB 160101]

 

----------------------------------------------------------------

 

Bättre koll på personalens motivation

Många företag använder olika former av årsvisa avstämningar för att kontrollera att företagets personal är motiverade, känner att informationsflödet är bra i företaget, relationen med chefen fungerar osv. Kontrollerna görs årsvis med hjälp av t.ex. Great Place to Work-undersökningar eller kanske via företagshälsovården.

 

Styrningen i företaget blir dock väldigt sårbar när uppföljning endast sker årsvis. Ett bra utfall i en undersökning t.ex. november innebär ju inte att allt med automatik sedan är bra även i januari. Och omvänt. När företaget efter en undersökning vidtar åtgärder för att t.ex. komma tillrätta med en otillräcklig målfokusering i företaget, känns det otillräckligt att vänta ett helt år på att få åtgärderna bekräftade.

 

Precis som i de flesta av dagens beslutsprocesser, ökar kravet på hastighet i underlagen. Detsamma gäller kring förertagets kanske viktigaste tillgång: personalen. Lösningen på problemet blir då att mycket mer frekvent kontrollera statusen i hur det står till med medarbetarna. Att gå från årsvis uppföljning till istället, likt ekonomisidan, göra månadsvisa uppföljningar.

 

För att det skall bli användbara och bra beslutsunderlag krävs också att verktyget man använder på ett enkelt sätt kan presentera jämförelser med föregående månad samt föregående år. Kanske har möjlighet att med hjälp av trendlinjer också göra rullande 12-månaders uppföljning. Det finns idag ganska få stödsystem som på ett enkelt sätt följer upp detta månadvis. Ett system som både är mycket prisvärt och användbart är dock FOKUS Medarbetare. Läs mer om FOKUS Medarbetare >>.

 

[Källa: Ahlmark Affärsstöd AB 160101]

 

----------------------------------------------------------------------

 

Vikten av att effektivisera flöden

Alla verksamheter består som bekant av olika flöden. Flöden som är till för att skapa värden för olika intressenter. Intressenter som kan finnas såväl internt som externt. Ineffektiva flöden ger lägre kundvärden än effektiva flöden och leder i värsta fall till att verksamheten inte överlever.

 

Det är viktigt att ha klart för sig de grundläggande principerna för effektiva flöden:

  • Den tid som en produkt (förädlingsenhet) tillbringar i ett flöde skall så stor del av tiden som möjligt utgöras av tid där produkten tillförs värde (förädlas).
  • Det skall inte finnas mer resurser tillhanda än exakt det som krävs för att klara behovet av den förädling som mottagaren skall erhålla.
  • Flödets förmåga att takta, dvs. leverera rätt kvalitet och rätt antal i rätt tid, är också grundläggande.

 

För att förstå hur ett effektivt flöde fungerar kan man jämföra med en vattenledning där vattnet rinner igenom i den takt man genom att vrida på kranen, önskar att vattnet skall rinna. För att inte slösa material/resurser vill vi att vattenledningen inte är tjockare än nödvändigt för att vattnet skall rinnai rätt mängd. Vattnet skall 'levereras' så snabbt som kunden/den som vill ha vattnet önskar utan att mer resurser än nödvändigt krävs. Vi vill heller inte ha för längre vattenledningar än nödvändigt eftersom det dels gör att det tar längre tid för vattnet att komma fram, dels innebär energibortfall när det gäller tempererat vatten.

 

[Källa: Ahlmark Affärsstöd AB 160101]

 

---------------------------------------------------------------------

 

Nya regler om personalliggare på byggen från årsskiftet

För att motverka svartarbete och främja en sund konkurrens inom byggbranschen ska alla byggen ha personalliggare från och med den 1 januari 2016. Den nya lagen gäller företag som bedriver byggverksamhet, även utländska företag. Också näringsidkare som ska bygga om sina lokaler kan omfattas av kravet på personalliggare.

 

– Det här är den största förändringen som hänt inom byggindustrin på många år. Men det är inte bara byggindustrin som sådan som påverkas, näringsidkare som låter bygga om sina lokaler kan också omfattas av det nya kravet, säger Conny Svensson.

 

Sedan ett antal år tillbaka finns det krav på personalliggare för frisörer, restauranger och tvätterier. När personalliggare införs inom byggbranschen kommer reglerna att omfatta cirka 550 000 anställda, det är nästan dubbelt så många som tidigare.

 

En personalliggare är en förteckning över vilka som är verksamma på byggarbetsplatsen och när de har börjat och slutat varje arbetspass. Syftet med personalliggare är att motverka svartarbete och främja en sundare konkurrens.

 

[Källa: Skatteverket 20151130]

 

---------------------------------------------------------------------

 

 

Nya regler för rot- och rutavdrag 2016

Från och med den 1 januari 2016 gäller nya regler för rot- och rutavdrag. Det beslutades av riksdagen i samband med beslutet om budgeten för 2016.

 

De nya reglerna i korthet:•Rotavdraget sänks till 30 procent av arbetskostnaden, men med ett fortsatt maximalt utrymme om 50 000 kronor oavsett köparens ålder.

 

•Rutavdraget halveras till 25 000 kronor för personer som inte har fyllt 65 år. Rutavdrag medges fortfarande med 50 procent av arbetskostnaden.

•Den som har fyllt 65 år vid årets ingång kan även i fortsättningen få som mest 50 000 kronor i rutavdrag.

•Lagtexten förtydligas när det gäller städarbete. Rutavdrag godkänns endast för enklare städarbete, annat rengöringsarbete samt flyttstädning.

•Rutavdrag godkänns inte för matlagning.

För den som vill utnyttja den maximala skattereduktionen på 50 000 kronor per person och år för enbart rotarbeten, måste arbetskostnaden uppgå till minst 166 667 kr (30 % x 166 667 kr = 50 000 kr).

 

För den som betalar ett rot- eller rutarbete den 1 januari 2016 eller senare gäller de nya reglerna. Det innebär den lägre skattereduktionen för rotarbete och den lägre gränsen för maximalt rutarbete. Det gäller oavsett om arbetet utförts 2015 eller slutförts först i januari 2016.

 

[Källa: Skatteverket 20151202]

Vill du veta mer om oss?

Prenumerera kostnadsfritt på

FOKUS Affärsinfo

Följ oss på sociala medier

Post och fakturaadress:

Ahlmark Affärsstöd AB

Tynäsgatan 12

652 16 Karlstad

Kontakt:

Tele: +46 (0)70 35 95 400

info@ahlmarkaffarsstod.se

www.ahlmarkaffarsstod.se

Bolagsuppgifter:

Org.nr: 559039-4739

Säte: Karlstad

Koncern: EK Nordic AB

 

© All rights reserved